随着计算机技术的迅速发展和广泛应用，电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在，档案资料的数字化、光盘存储、计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势。

综合档案管理系统符合国家档案管理标准规范，适用于政府机关，企事业单位的档案管理系统。档案管理系统的开发坚持通用化、系列化、组合化、用户化的方针，提供完整的解决方案和完善的售后服务，协助用户建立完备的档案管理体系。档案管理系统中集成了主题词自动标引、光盘数据存储及光盘塔（库）入网、大幅面扫描图象的压缩与动态解压、多媒体档案存储、与协同办公系统无缝连接等高新技术。

建立统一标准的综合档案管理系统，规范各类档案业务操作，提高档案管理的现代化程度，实现全行档案资源共享。实现移交接收。采用集中式数据管理，使上级单位方便接收下级部门移交的数据，保证档案业务的无缝链接。同时还支持数据安全移出。

实现与现有系统的全面兼容。保证现有数据资料能够得到完善的继承以及方便的利用和管理，保持系统的延续性。实现与办公自动化系统的衔接，保证已有数据能够转换到新系统中。通过档案系统和内容管理平台的衔接，管理存放在内容管理平台中的非结构化数据，实现多门类档案管理。
2、设计

档案管理的特点要求系统具有很强的安全性和独立性，能够真实、完整的保存电子化信息，严谨规范得进行档案管理，同时可以进行简单的原始数据查询。电子档案系统的定位为：

对电子档案信息（包括电子索引和电子内容）进行独立、安全、完整的保管；

通过档案系统规范所有档案（包括纸质及电子档案）的管理流程；

提供有质疑、纠纷的历史数据查询。

系统还从以下几个方面做出充分的考虑：

Ø  合规性：保证系统的交易规则合法合规；

Ø  可拓展性：在该软件系统的设计中，所有产品（包括软硬件）的选型及配置都应充分考虑到整个系统的可扩展性；

Ø  自动化性：系统应具有高度自动化性，绝大部分业务操作自动完成，最大程度减少人工干预，减少人为因素造成的差错；

Ø  参数化：对不同投资产品可以进行个性化的定义、修改和整合，对不同客户可以进行个性化的设置、修改；

Ø  可操作性：系统应具有良好的用户界面，良好的可操作性。系统所有操作应是清晰的、流程化的；

Ø  开放性原则：电子档案管理系统除了完成本系统内的各种业务工作之外，还应可以与其他系统互联。在系统设计中，采用数据接口技术并考虑软件系统以后的扩充问题，将该软件系统设计成一个可扩充的开放性的系统。

Ø  规范性原则：开发过程控制、开发技术、系统编码、文档应规范化，并遵循相应的国内外标准。开发结束，需要提供必要的文档资料。

Ø  可靠性原则：保证系统的可靠运行和在升级过程中的方便快捷。

u  数据录入

电子档案既保存档案目录、索引又保存档案信息，纸质档案只保存目录，具有增、删、改、查、浏览原文的功能，具有批量修改、批量挂接功能。

u  档案归档

主要包括著录、分类、组卷、案卷和卷内文件调整、档案移交、目录及相关报表生成等功能。对可以归档的文件编制归档号，设置目录号，自动生成案卷号，并完成文件到档案的转变。

u  档案查询   

提供简单查询、组合查询以及分类检索等多种先进得检索手段，通过网络快速地查阅信息，能够在权限范围内直接通过浏览器浏览原文，以及进行原文的打印、下载等操作。